La plupart des dirigeants veulent automatiser.
Pourtant, le problème, c’est qu’ils commencent souvent par la mauvaise tâche. En effet, ils choisissent celle qui les agace le plus, pas celle qui leur coûte le plus cher. Alors, quelle tâche automatiser en priorité pour un vrai retour sur investissement ? Concrètement, une tâche n’est rentable à automatiser que si elle réunit quatre conditions précises. Voici donc la grille que nous utilisons pour trancher.
Les 4 critères pour savoir quelle tâche automatiser
Avant de lancer le moindre projet, posez chaque tâche candidate face à ces quatre filtres. En règle générale, plus elle en coche, plus l’automatisation sera rentable.
1. Elle est répétitive
Si une tâche revient à l’identique plusieurs fois par jour ou par semaine, elle est candidate. À l’inverse, une action faite une fois par mois ne justifie presque jamais l’effort d’automatisation.
2. Elle suit des règles claires
Prenons un cas typique : « si le client est dans cette situation, alors j’envoie ce document. » Dès lors que vous pouvez décrire la tâche sous forme de règles, une machine peut la traiter. En revanche, si elle demande du jugement à chaque fois, elle ne se prête pas encore à l’automatisation complète.
3. Elle traite un gros volume
Automatiser une tâche faite 5 fois par semaine vous fait gagner quelques minutes. En comparaison, la même tâche faite 200 fois par semaine vous libère plusieurs jours-homme par mois. Autrement dit, le volume change tout dans le calcul.
4. L’erreur humaine y coûte cher
Une saisie recopiée à la main, une relance oubliée, une commande mal classée : quand l’erreur a un coût direct, l’automatisation rapporte deux fois, en temps gagné et en erreurs évitées.
Un exemple concret pour décider quelle tâche automatiser
La saisie des factures fournisseurs coche les quatre cases : répétitive, basée sur des règles, gros volume, coûteuse en cas d’erreur. C’est précisément le type de tâche où une PME peut récupérer 6 à 8 heures par semaine et supprimer la quasi-totalité des erreurs de saisie.
À l’inverse, négocier avec un fournisseur ou arbitrer un litige client relève d’un faible volume et de beaucoup de jugement. Par conséquent, ces tâches-là, on n’y touche pas. Pour approfondir la méthode, l’Agence France Entrepreneur propose des repères utiles sur l’optimisation des processus en petite entreprise.
La règle à retenir
Au fond, la règle est simple : on n’automatise pas ce qui nous énerve, on automatise ce qui revient souvent, suit des règles, et coûte cher quand on se trompe. Ainsi, c’est cette discipline qui sépare une automatisation qui rapporte d’un gadget qui dort dans un coin.
Chez Synapsia, nous appliquons cette grille avec chaque PME pour identifier le bon point de départ avant de déployer la moindre solution. Par ailleurs, vous pouvez retrouver nos retours d’expérience dans notre actualité IA Grand Est.
Et vous ? Dans votre entreprise, quelle tâche coche le plus de ces 4 cases aujourd’hui ?
Parlons-en avec Synapsia : nous évaluons ensemble son potentiel d’automatisation.